ERP-Einführung - 8 Fehler, die vor dem Projektstart passieren

Die teuersten Fehler bei einer ERP-Einführung passieren nicht während der Implementierung. Sie passieren davor. Wenn Ziele unklar sind, Prozesse nicht verstanden und Anforderungen nicht korrekt definiert wurden.

Die meisten Fehler vor einer ERP-Einführung fallen erst auf, wenn das Projekt bereits läuft. Dann kostet jede Korrektur ein Vielfaches dessen, was eine saubere Vorbereitung gekostet hätte. In unserer Beratungspraxis bei softwertraum begleiten wir KMU bei genau dieser Vorbereitung und sehen dabei immer wieder dieselben Muster. Dieser Artikel beschreibt die 8 typischen Fehler, die vor dem Projektstart passieren, und zeigt, wie Sie diese vermeiden und Ihr ERP-Projekt richtig angehen.

Warum die meisten ERP-Projekte nicht an der Software scheitern

Die typischen Fehler in der ERP-Einführung haben selten etwas mit der Technik zu tun. Sie entstehen durch fehlende Klarheit, mangelnde Abstimmung und eine Vorbereitung, die dem Umfang des Projekts nicht gerecht wird. Wenn eine ERP-Einführung falsch vorbereitet ist, zeigt sich das nicht am ersten Tag. Es zeigt sich sechs Monate später, wenn das Budget überschritten ist, das System nicht zu den Abläufen passt und die Mitarbeitenden in Excel zurückflüchten.

Die Stolperfallen und Fallstricke einer ERP-Einführung, die wir in der Praxis beobachten, liegen fast ausnahmslos in der Phase vor dem eigentlichen Projektstart. Die Software ist selten das Problem. Die Vorbereitung ist es. Die folgenden acht Fehler passieren alle, bevor die erste Zeile konfiguriert wird, und genau deshalb werden sie so oft übersehen.

Fehler 1: Ohne klare Ziele in die ERP-Einführung starten

"Wir brauchen ein neues ERP" ist kein Ziel. Es ist ein Impuls. Ein Ziel wäre: "Wir wollen die Durchlaufzeit eines Auftrags von Angebot bis Rechnung um 50 Prozent reduzieren." Oder: "Wir wollen den monatlichen Zeitaufwand für Datenabgleich von 35 auf unter 5 Stunden senken."

Ohne messbare Ziele fehlt der Maßstab für jede Entscheidung im Projekt. Welches System passt, welche Module nötig sind, ob das Projekt am Ende erfolgreich war, all das lässt sich nur beantworten, wenn vorher klar definiert wurde, was Erfolg bedeutet.

Ohne messbare Ziele lässt sich am Ende nicht einmal sagen, ob das Projekt gescheitert oder gelungen ist.

Fehler 2: Bestehende Prozesse nicht sauber analysieren

Viele Unternehmen wissen ungefähr, wie ihre Abläufe funktionieren. Ungefähr reicht nicht. Wer seine Prozesse nicht im Detail kennt, kann kein System auswählen, das dazu passt. Stattdessen werden Abläufe digitalisiert, die schon analog nicht effizient waren.

In der Praxis beobachten wir häufig, dass Unternehmen ihre gewachsenen Workarounds für normale Prozesse halten. Erst wenn jemand von außen fragt, warum ein Angebot über drei Abteilungen und zwei Excel-Listen läuft, wird sichtbar, dass der Ablauf längst nicht mehr zum Unternehmen passt.

In unserer Softwert-Analyse nehmen wir genau diese Ist-Prozesse auf und machen sichtbar, wo tatsächlich Optimierungspotenzial liegt – bevor das ERP-Projekt überhaupt startet.

Fehler 3: Anforderungen an das ERP-System zu ungenau definieren

"Wir brauchen ein gutes CRM" steht in keinem Anforderungskatalog, der Anbieter vergleichbar macht. Anforderungen müssen konkret, messbar und aus den eigenen Abläufen abgeleitet sein. "Ein Vertriebsmitarbeiter muss aus der Kundenakte heraus ein Angebot erstellen können, das automatisch den aktuellen Artikelstamm verwendet" ist eine Anforderung. "Gutes CRM" ist ein Wunsch.

Wer Anforderungen zu vage formuliert, bekommt Angebote, die nicht vergleichbar sind. Jeder Anbieter interpretiert "gutes CRM" anders und liefert genau das, was er am besten kann, nicht das, was Sie am dringendsten brauchen.

Fehler 4: Zu viele Wünsche sammeln, aber nichts priorisieren

200 Anforderungen ohne Priorisierung sind keine Entscheidungsgrundlage, sondern eine Wunschliste. Wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität. Die Folge: Anbieter können nicht einschätzen, was wirklich wichtig ist, Angebote werden aufgebläht und das Projekt startet mit einem Umfang, der weder zeitlich noch finanziell realistisch ist.

Die Kunst liegt nicht im Sammeln, sondern im Weglassen. Was muss das System am ersten Tag können? Was kann in Phase 2 folgen? Was wäre nett, ist aber kein Entscheidungskriterium? Wer diese Fragen vor dem Projektstart beantwortet, hält den Scope kontrollierbar.

Fehler 5: Anwender und Fachbereiche zu spät einbeziehen

Geschäftsführung und IT treffen die Entscheidung, die Fachabteilungen erfahren davon bei der Schulung. Das ist der sicherste Weg, um Widerstand zu erzeugen. Mitarbeitende, die nicht gefragt wurden, fühlen sich übergangen. Sie akzeptieren das System nicht, umgehen es aktiv und pflegen ihre Daten weiterhin in Excel.

Wer die Menschen nicht mitnimmt, die täglich mit dem System arbeiten, führt ein System ein, das niemand will. Fachabteilungen müssen von Anfang an Teil des Projekts sein: bei der Prozessaufnahme, bei der Anforderungsdefinition und bei der Bewertung der Anbieter. Nicht als Zuschauer, sondern als Mitgestalter.

Fehler 6: Interne Ressourcen und Zeitaufwand unterschätzen

Ein ERP-Projekt läuft nicht nebenbei. Key-User müssen an Workshops teilnehmen, Testszenarien durchspielen und Feedback geben. Das kostet 20 bis 40 Prozent ihrer regulären Arbeitszeit über mehrere Wochen. Wer diese Kapazität nicht einplant, bekommt halbherzige Workshops, oberflächliche Tests und ein System, das am Alltag vorbei konfiguriert wurde.

Die häufigste Konsequenz: Das Projekt verzögert sich, weil Entscheidungen nicht getroffen werden. Nicht weil die Entscheidung schwierig wäre, sondern weil die zuständigen Personen keine Zeit hatten, sich damit zu beschäftigen.

Fehler 7: Schlechte Datenqualität als Risiko ignorieren

Kundendaten mit veralteten Adressen, Artikelstämme mit Dubletten, Lieferanteninformationen in drei verschiedenen Formaten. Diese Altlasten wandern bei einer ungeprüften Migration direkt ins neue System. Das Ergebnis: Ein brandneues ERP-System mit denselben Datenfehlern wie zuvor.

Schlechte Daten im neuen System sind wie frische Farbe über Schimmel. Es sieht kurz besser aus, aber das Problem bleibt. Die Datenbereinigung muss vor der Migration stattfinden, nicht danach. Das bedeutet: Dubletten identifizieren, veraltete Datensätze archivieren, Formate vereinheitlichen und Verantwortlichkeiten klären.

Fehler 8: ERP-Einführung als reines IT-Projekt behandeln

Ein ERP-System verändert nicht nur die Software, sondern die Art, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Wenn nur die IT-Abteilung das Projekt verantwortet, fehlt der organisatorische Rückhalt. Change Management, interne Kommunikation und Führungsbeteiligung sind keine Extras, sondern Voraussetzung.

In der Praxis sehen wir regelmäßig, dass ERP-Projekte am Widerstand der Organisation scheitern, nicht an der Technik. Die Geschäftsführung muss das Projekt sichtbar tragen. Nicht durch ein Kickoff-Meeting, sondern durch kontinuierliche Beteiligung an Entscheidungen.

Ein ERP-Projekt ist ein Unternehmensprojekt. Wer es als IT-Projekt behandelt, bekommt ein IT-System, das die Organisation nicht mitträgt. In unserer Softwert-Analyse binden wir deshalb alle relevanten Stakeholder ein, nicht nur die Technik.

ERP-Einführung Erfolgsfaktoren – Was vor dem Start richtig laufen muss

Die gute Nachricht: Jeder dieser acht Fehler ist vermeidbar. Die ERP-Einführung Erfolgsfaktoren sind im Grunde die Umkehrung der Fehlerliste. Diese Checkliste zeigt, ob Ihre Vorbereitung belastbar ist:

• Sind Ihre Projektziele messbar formuliert?
• Sind die Ist-Prozesse dokumentiert und Schwachstellen identifiziert?
• Liegen Anforderungen präzise und priorisiert vor?
• Sind Fachabteilungen aktiv in die Vorbereitung eingebunden?
• Sind Kapazitäten der Key-User für das Projekt eingeplant?
• Ist die Datenqualität geprüft und eine Bereinigungsstrategie definiert?
• Trägt die Geschäftsführung das Projekt sichtbar als Unternehmensprojekt?
• Ist geprüft, ob externe Unterstützung für die Vorbereitungsphase sinnvoll ist?

Wenn Sie bei einem oder mehreren Punkten unsicher sind, lohnt es sich, die Vorbereitung zu strukturieren, bevor Sie mit Anbietern sprechen. Unsere Softwert-Analyse deckt die Punkte 1 bis 4 dieser Checkliste ab und schafft damit die Grundlage, auf der ein ERP-Projekt stabil stehen kann.

Wer prüfen möchte, ob eine solche Vorbereitung förderfähig ist: Beratungsleistungen zur Digitalisierung werden in vielen Fällen durch den BAFA-Zuschuss oder den Digitalbonus Bayern unterstützt. Die Rahmenbedingungen vorab zu klären spart Zeit bei der Antragstellung.

Sie stehen vor einer ERP-Entscheidung und möchten sichergehen, dass die Vorbereitung stimmt? Sprechen Sie uns an. Jetzt Erstgespräch vereinbaren.